Pytanie: Jak należy prawidłowo zaksięgować i zaewidencjonować następujące dokumenty:
- WZ - z programu magazynowego mam zestawienie szczegółowe wszystkich WZ za dany miesiąc. Czy do ksiąg mogę zaksięgować kwotę zbiorczą na konto koszty i magazyn?
- PZ - czy można kwotą zbiorczą zaksięgować wszystkie PZ z danego miesiąca na konto magazyn i rozliczenie zakupu?
- Faktury sprzedaży i paragony - firma całą sprzedaż dokumentuje paragonami fiskalnymi, jednakże do niektórych wystawiane są faktury. Czy mam obowiązek ewidencjonowania w programie księgowym oddzielnie faktury sprzedaży jako FS i paragony jako P, czy mogę całą sprzedaż podpiąć jako FS, czyli nr ewidencyjny faktur sprzedaży, a może wszystko zaewidencjonować jako P - paragony?
Odpowiedź: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor) nie zabrania dokonywania zapisów zbiorczych. Mówi o tym art. 20 ust. 3 uor. Poza tym, jeśli w tym wypadku mamy do czynienia z zapisem dokonywanym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, to uor za równoważne z dowodami źródłowymi uważa zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.
W module magazynowym znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojedynczych transakcji i należy tylko zadbać, aby podczas rejestrowania tych zapisów spełnić następujące warunki:
- Zapisy uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych.
- Możliwe będzie stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie.
- Stosowana procedura zapewniać będzie sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów.
- Dane źródłowe w miejscu ich powstania będą odpowiednio chronione, w taki sposób, aby zapewnić ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
W przypadku sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej może pani również zaksięgować na podstawie raportu miesięcznego całą kwotę łącznie. W odniesieniu do faktur wystawionych do sprzedaży zafiskalizowanej na kasie należy zadbać tylko, aby były opatrzone paragonem (oryginałem) - jest to dowód, iż kwoty z nich wynikające zostały ujęte w kwocie rejestru VAT i jako przychody.
Podstawa prawna:
- art. 20 ust. 5 i art. 20 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Autorem odpowiedzi jest dr Katarzyna Trzpioła, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
Nie zwlekaj!
Skorzystaj z indywidualnych porad najlepszych ekspertów!
Internetowy serwis dla księgowych www.portalfk.pl
W pracy każdego księgowego pojawiają się wątpliwości, które trudno samodzielnie rozwiać. Najlepiej byłoby w takim przypadku zwrócić się do eksperta. Jednak nie wszyscy mogą sobie na to pozwolić. Dlatego teraz, specjalnie dla nich, powstał internetowy serwis finansowo-księgowy: www.portalfk.pl zmiany w podatkach 2007
Jako użytkownik serwisu Portal FK będziesz mógł zadać pytanie jednemu z 70 ekspertów z dziedziny rachunkowości, podatków, ubezpieczeń społecznych i prawa pracy oraz bez ograniczeń korzystać z bazy ponad 8 000 porad i wskazówek zgromadzonych na portalu.
Dodatkowo będziesz miał do dyspozycji liczne narzędzia: wzory umów, formularze, kalkulatory, wskaźniki i stawki, które ułatwią Ci wykonywanie swoich obowiązków. Teraz już nie zaskoczą Cię żadne zmiany i nie będziesz się musiał martwić, jak zastosować nowe przepisy w praktyce.
Zacznij korzystać z Portalu FK już teraz!
www.portalfk.pl
