Kiedy można wypłacać ryczałt za godziny nadliczbowe? Jak należy ustalić jego wysokość? - pytają nasi Czytelnicy. Z pewnością jest to temat interesujący obie strony stosunku pracy. Pracownika z punktu widzenia właściwej rekompensaty za wzmożony wysiłek na rzecz pracodawcy, tego ostatniego zaś pod kątem zasad jego ustalania. Zastosowanie tej metody wynagradzania ponadnormatywnego czasu pracy jest jednak dozwolone tylko w ściśle określonych przypadkach.
Kiedy można zastosować
Zacznijmy może od wskazania sytuacji, w których ustalenie ryczałtu za godziny nadliczbowe jest dopuszczalne. Otóż pracownikom stale wykonującym czynności pracy poza zakładem pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe, może zostać zastąpione ryczałtem. Przez czynności pracy należy tu rozumieć zasadnicze elementy zakresu obowiązków. Nie będzie zatem błędem ustalenie ryczałtu za godziny nadliczbowe np. przedstawicielowi handlowemu, którego głównym zadaniem jest pozyskiwanie odbiorców oraz sprzedaż produkowanych przez pracodawcę wyrobów bezpośrednio u klienta, mimo, że część wykonywanych przez pracownika zadań będzie realizowana w siedzibie zakładu pracy (np. rozliczanie dokumentów sprzedaży, złożenie zleceń transportowych na dostarczenie towaru, pobranie materiałów promocyjnych). Charakter pracy wskazuje, że zasadnicza część zadań pracowniczych przypada na pracę w terenie. Generalnie należy przyjąć, że ryczałt może być ustalony i zastosowany wówczas, gdy w związku z charakterem pracy, świadczonej głównie poza firmą, nie ma możliwości przeprowadzania bieżącej kontroli czasu pracy.
Jak ewidencjonować
Pracownikowi otrzymującemu ryczałt za godziny nadliczbowe nie ewidencjonuje się godzin pracy. Oczywiście zapis ten nie zwalnia pracodawcy od prowadzenia ewidencji w ogóle. W jej ramach rejestruje i przechowuje się przecież także inne informacje, a między innymi dotycząca dni pracy i dni nieobecności oraz ich rodzaj. Jest to niezbędne dla celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia za pracę, ale również bieżącego "kontrolowania wydatków" limitowanych zwolnień z wykonywania pracy (urlop, opieka itp.).
Zawartość ryczałtu
"Instytucja" ryczałtu za godziny nadliczbowe znana jest od dawna. Wcześniej jednak przepisy pozwalały na rekompensowanie taką formą wynagrodzenia wyłącznie dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Ustawodawca poczynił zasadnicze zmiany w tym względzie. Od 1 stycznia br. ryczałt obejmuje zarówno wynagrodzenie, jak i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. To unormowanie rozwiewa wątpliwości dotyczące m.in. rejestrowania pracy w godzinach ponadwymiarowych, który to obowiązek był (i jest) w opisanej sytuacji zniesiony. A zastrzeżenia dotyczyły tzw. wynagrodzenia podstawowego za każdą godzinę przepracowaną ponad normę. Na jakiej bowiem podstawie wypłacać owo wynagrodzenie, jeśli ewidencja nie zawiera informacji na temat ilości godzin ponadnormatywnych? A może na podstawie stałej wielkości, przyjętej do obliczenia ryczałtu?
Od 1 stycznia br. ta kwestia nie stanowi już problemu. Ustalony ryczałt powinien zawierać zarówno wynagrodzenie podstawowe, jak i tzw. dopłatę (50% lub 100%) za każdą godzinę przewidzianej pracy ponadwymiarowej.
Ustalenie ilości godzin
Tu mogą się pojawić pewne wątpliwości. Pracodawca musi ustalić hipotetyczną ilość godzin pracy ponadnormatywnej, która w praktyce może się wahać (nawet znacznie) w poszczególnych miesiącach pracy. Wydaje się, że nie może być tu mowy o wartości średniej. W miesiącu, w którym godzin ponadnormatywnych wypadło mniej - nie będzie problemu. Co jednak, gdy wysokość ryczałtu nie pokrywa należności, bowiem czas przepracowany ponad normę był znacznie dłuższy niż przewidywany? Pamiętajmy, że wypłata zryczałtowanego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nie pozbawia pracownika prawa dochodzenia wyższej kwoty, jeżeli taka wynikałaby z wyliczenia godzin faktycznie przepracowanych. Tutaj jednak ciężar dowodu będzie leżał po stronie samego zainteresowanego. Jak wspomnieliśmy wyżej, ewidencja godzin przepracowanych nie istnieje.
W świetle powyższego najbezpieczniej będzie ustalić ryczałt w oparciu o najwyższą, przewidywaną liczbę godzin nadliczbowych. Wówczas z całą pewnością nie wystąpi zarzut zaniżania wynagrodzenia (tu ryczałtu) za godziny ponadnormatywne. "Produktem ubocznym" takiego postępowania jest jednak niebezpieczeństwo sporej nadpłaty wynagrodzenia. Raz ustalony ryczałt będzie przecież wypłacany w stałej wysokości, bez względu na to, czy pracownik faktycznie wykonywał pracę w nadgodzinach lub też bez względu na ilość czasu poświęconego tym czynnościom.
Wysokość ryczałtu
Kiedy już ilość godzin, w których - wg wszelkich przewidywań - pracownik będzie wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych jest ustalona, można przystąpić do obliczenia wysokości ryczałtu, a ta powinna być adekwatna do przewidywanego wymiaru pracy ponad normę. Pamiętamy, że złożą się na nią dwie wartości. Pierwsza to wynagrodzenie podstawowe za godziny nadliczbowe. Druga to 50% lub 100% dodatki. O ile podstawą do wyliczenia tej drugiej części (dodatki) jest wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, to już obliczenie części pierwszej jest nieco bardziej złożone.
Przypomnijmy. Za godziny nadliczbowe w pierwszej kolejności wypłacane jest normalne wynagrodzenie. Na owo "normalne wynagrodzenie" składają się różne składniki, do których pracownik jest na stałe uprawniony i systematycznie je otrzymuje. Będzie to np. wynagrodzenie zasadnicze, premia regulaminowa, dodatek funkcyjny, prowizja i inne. Wszystkie należy uwzględnić w podstawie wyliczenia stawki podstawowej za 1 nadgodzinę.
Przy wyliczaniu 50% lub 100% dodatku za jedną godzinę nadliczbową (o czym wspominaliśmy wyżej) podstawą będzie stawka godzinowa lub miesięczna. Warto tu nadmienić, że zgodnie z uchwałą podjętą przez skład 7 sędziów Sądu Najwyższego w dniu 30 grudnia 1986 r., sygn. akt III PZP 42/86, wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, obejmuje również dodatek funkcyjny. Jeżeli umowa nie wyodrębnia stawki godzinowej lub miesięcznej, do wyliczenia dodatku za godziny nadliczbowe należy przyjąć 60% wynagrodzenia przeciętnego.
Podstawa prawna: art. 1511 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Gazeta Podatkowa Nr 72 z dnia 2004-09-16
